Jawność wynagrodzeń - od kiedy obowiązuje w Polsce i jak przygotować firmę?

Aby sprawnie poruszać się w zmienionej rzeczywistości prawnej, trzeba dobrze zrozumieć najważniejsze pojęcia, którymi posługuje się ustawodawca. Definicja wynagrodzenia została sformułowana bardzo szeroko i nie ogranicza się wyłącznie do pensji zasadniczej. Obejmuje ona płacę wynikającą z osobistego zaszeregowania pracownika, określoną stawką godzinową lub miesięczną, a także wszelkie inne składniki uzupełniające bądź zmienne, bez względu na ich nazwę i charakter. Oznacza to, że w określaniu wynagrodzenia trzeba uwzględnić premie, bonusy, świadczenia rzeczowe, a także wszelkie inne korzyści otrzymywane bezpośrednio lub pośrednio od pracodawcy.

Na tej podstawie obliczany będzie poziom wynagrodzenia, czyli roczna suma brutto rzeczywistych wypłat. Nie wlicza się do niej jednak świadczeń ogólnodostępnych, przyznawanych wszystkim zatrudnionym bez żadnych dodatkowych warunków. Nie wlicza się także odpraw związanych z rozwiązaniem umowy.

Na kształcie nowych obowiązków zaważą także kryteria, według których pracodawca będzie oceniał pracowników. Przedsiębiorcy będą musieli pogrupować zatrudnione osoby w sposób obiektywny i wolny od arbitralnych upodobań. Do oceny tego, czy praca na różnych stanowiskach ma jednakową wartość, posłużą cztery kryteria:

• posiadane umiejętności,
• wkładany wysiłek,
• zakres odpowiedzialności oraz
• warunki pracy.

W oparciu o tak stworzone kategorie wyliczana będzie luka płacowa ze względu na płeć, definiowana jako różnica między średnim zarobkiem kobiet i mężczyzn, wyrażona jako odsetek pensji mężczyzn. Obok niej pojawia się mediana luki płacowej, która zestawia ze sobą wartości środkowe w danej grupie, czyli poziomy zarobków, w stosunku do których połowa pracowników otrzymuje wynagrodzenie w nie wyższej wysokości, a druga połowa w nie niższej.

Projekt wprowadza także pojęcie dyskryminacji krzyżowej. Opisuje ono specyficzną sytuację, w której pracownik doświadcza gorszego traktowania ze względu na płeć współwystępującą z inną przyczyną dyskryminacyjną, na przykład wiekiem, pochodzeniem czy niepełnosprawnością. Co ciekawe, ustawodawca rozszerza kontekst porównawczy poza strukturę jednego przedsiębiorstwa, wprowadzając pojęcie „jednego źródła”.

Sytuacja taka ma miejsce, gdy warunki płacowe dla różnych pracodawców są narzucone odgórnie, na przykład przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa, układy zbiorowe pracy lub wewnętrzne regulacje wiążące w ramach całej grupy kapitałowej. Oznacza to, że pracownicy będą mogli porównywać swoje zarobki z osobami zatrudnionymi w powiązanych spółkach, jeśli ich warunki zatrudnienia wynikają z tego samego dokumentu źródłowego.

Gdy ustawa zacznie już obowiązywać, zmienią się praktyki rekrutacyjne i szablony ogłoszeń. Pracodawcy już na etapie publikacji oferty zatrudnienia lub najpóźniej przed pierwszą rozmową kwalifikacyjną będą musieli przedstawić kandydatowi informacje o początkowej stawce lub przewidzianych widełkach płacowych. Oferty pracy będą musiały być również formułowane przy użyciu nazw stanowisk, które są całkowicie neutralne pod względem płci.

Dodatkowo, przepisy całkowicie znoszą poufność wynagrodzeń wewnątrz firmy. Pracownik zyska pełne prawo do rozmawiania o swoich zarobkach w celu realizacji zasad równego traktowania, a wszelkie klauzule o poufności zabraniające takich dyskusji będą uznawane za nieważne z mocy prawa.

Co więcej, raz w roku firma będzie musiała poinformować wszystkich zatrudnionych o prawie do występowania z wnioskami o udostępnienie danych dotyczących ich indywidualnego poziomu płac oraz średnich zarobków na podobnych stanowiskach, z podziałem na płeć. Pracodawca będzie miał trzydzieści dni na udzielenie rzetelnej i pisemnej odpowiedzi na taki wniosek.

Zakres podmiotowy nowej ustawy ma charakter uniwersalny, co oznacza, że jej przepisy wpłyną na funkcjonowanie niemal każdego podmiotu zatrudniającego w Polsce, bez względu na formę prawną czy sektor gospodarki. Ustawodawca nie ograniczył nowych wymagań wyłącznie do dużych przedsiębiorstw czy międzynarodowych korporacji. Obowiązkami wynikającymi z dążenia do przejrzystości płac oraz równego traktowania zostaną objęci wszyscy pracodawcy w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

W praktyce przepisy te dotyczyć będą także mniejszych przedsiębiorców. Nawet firmy zatrudniające niewielką liczbę osób będą musiały przestrzegać zasad jawności na etapie rekrutacji oraz zakazu stosowania klauzul poufności.

Co więcej, pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników będą zobowiązani do przedstawienia informacji o kryteriach wzrostu wynagrodzeń, jeżeli pracownik złoży w tej sprawie formalny wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej. Nowe przepisy obejmą również sektor publiczny i służby mundurowe, agencje pracy tymczasowej i pracodawców-użytkowników oraz dotkną podmiotów ubiegających się o zamówienia publiczne.

Wdrażanie dyrektywy o jawności wynagrodzeń do polskiego porządku prawnego znajduje się obecnie w fazie rządowych prac legislacyjnych. Całość regulacji została ujęta w projekcie z 29 kwietnia 2026 roku pod nazwą Ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości (numer projektu UC127). Na razie nie wiadomo, kiedy ustawa trafi pod obrady Sejmu, ani kiedy zostanie uchwalona.

Obowiązek sporządzania i przekazywania sprawozdań z luki płacowej do organu monitorującego będzie wprowadzany stopniowo, a jego zakres zależy od wielkości przedsiębiorstwa mierzonej w tak zwanych rocznych jednostkach roboczych, czyli w liczbie pracowników przeliczonych na pełne etaty. Pracodawcy korzystający z usług agencji pracy tymczasowej będą musieli pamiętać, że przy wyliczaniu skali zatrudnienia ustawa nakazuje wliczać do tej puli również pracowników tymczasowych wykonujących zadania na rzecz pracodawcy użytkownika.

Przewidziane w projekcie ustawy o jawności wynagrodzeń półroczne vacatio legis oznacza, że choć przedsiębiorcy zyskają trochę czasu na dostosowanie struktur wewnętrznych po oficjalnym ogłoszeniu ustawy, to same końcowe terminy składania sprawozdań są już na sztywno wyznaczone w projekcie aktu. Wielu menedżerów zadaje sobie pytanie, skąd wynikają tak precyzyjne daty, jak 7 czerwca 2027 czy 2031 roku.

Największe podmioty na rynku, które zatrudniają co najmniej 250 pracowników, będą zobowiązane do składania raportów o luce płacowej każdego roku, a na przekazanie pierwszego sprawozdania mają czas do 7 czerwca 2027 roku.

W tym samym terminie, czyli do 7 czerwca 2027 roku, swój pierwszy raport będą musiały złożyć firmy zatrudniające od 150 do 249 osób, z tą różnicą, że w ich przypadku obowiązek ten będzie powtarzany co trzy lata. Średnie przedsiębiorstwa, w których zatrudnienie kształtuje się na poziomie od 100 do 149 pracowników, zostaną objęte tym wymogiem nieco później – ich pierwsze sprawozdanie przypadnie na dzień 7 czerwca 2031 roku, a kolejne będą przygotowywane w cyklach trzyletnich. Z kolei najmniejsi pracodawcy, zatrudniający poniżej 100 osób, nie będą mieli odgórnego obowiązku prawnego, jednak ustawodawca pozostawił im możliwość dobrowolnego składania takich sprawozdań w tych samych okresach.

Harmonogram ten jest bezpośrednią transpozycją ram czasowych narzuconych przez Unię Europejską w Dyrektywie 2023/970. Unijny ustawodawca określił te granice jako ostateczne dla wszystkich państw członkowskich. Oznacza to, że żaden krajowy parlament nie ma uprawnień do ich przesunięcia, nawet w przypadku przedłużającego się lokalnego procesu ustawodawczego. Zatem jeśli Polska chce uniknąć kar za niewdrożenie prawa unijnego, polskie przepisy muszą dopasować się do kalendarza wspólnotowego.

Dużą zmianą dla przedsiębiorstw będą przepisy zmieniające zasadę ciężaru dowodu w sprawach o dyskryminację płacową przed sądami pracy. Jeśli firma zaniedbała obowiązki związane z przejrzystością wynagrodzeń, to ona jako pracodawca będzie musiała udowodnić, że różnice w zarobkach wynikały z obiektywnych i sprawiedliwych przyczyn, a nie z uprzedzeń. Co więcej, wystąpienie wspomnianej dyskryminacji krzyżowej będzie traktowane przez sądy jako okoliczność obciążająca pracodawcę. Dodatkową sankcją dla podmiotów startujących w przetargach może być wykluczenie z postępowań o zamówienia publiczne oraz umów koncesji, jeżeli nieuzasadniona luka płacowa w firmie przekroczy 5%.

Zlekceważenie nowych nakazów będzie wiązało się z karami administracyjnymi i procesowymi. W projekcie ustawy z kwietnia 2026 roku za brak wyceny stanowisk, nieuzgodnienie kryteriów z organizacjami związkowymi, ignorowanie wniosków informacyjnych pracowników czy nieprzekazanie danych kandydatom do pracy grozi grzywna w wysokości od 2 000 zł do 60 000 zł.

Wdrożenie jawności płac wymaga systematycznego podejścia i weryfikacji dotychczasowych struktur. Pierwszym krokiem powinno być przeprowadzenie wewnętrznego audytu płacowego i stworzenie obiektywnego systemu wartościowania pracy na poszczególnych stanowiskach. Należy precyzyjnie opisać wymagania, kompetencje i odpowiedzialność przypisane do każdej roli w organizacji, włączając w to również ocenę umiejętności miękkich, o ile są one wymagane.

Jeżeli w firmie różnice w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn na tych samych stanowiskach osiągną lub przekroczą 5%, a pracodawca nie zdoła ich uzasadnić obiektywnymi kryteriami, ustawa nakłada obowiązek podjęcia natychmiastowych działań zaradczych. W określonych sytuacjach konieczne będzie przeprowadzenie tak zwanej wspólnej oceny wynagrodzeń w ścisłej konsultacji ze związkami zawodowymi lub wybranymi demokratycznie przedstawicielami pracowników.

Nadchodzące zmiany przepisów prawa pracy to nie tylko wyzwanie administracyjne, ale przede wszystkim konieczność ewolucji dotychczasowej kultury organizacyjnej w wielu przedsiębiorstwach. Jawność wynagrodzeń, choć wymaga porzucenia dawnych schematów, staje się nowym standardem nowoczesnego rynku pracy, który promuje równe szanse i buduje zaufanie w relacji między pracodawcą a pracownikiem. Sukces wdrożenia tych regulacji bez zakłóceń w bieżącej działalności firmy zależy od odpowiednio wczesnego podjęcia kroków analitycznych oraz rzetelnej weryfikacji struktur płacowych.

Kancelaria Partner in Law oferuje kompleksowe wsparcie w całym procesie dostosowywania organizacji do nowych wymagań. Nasz zespół doświadczonych prawników pomoże zweryfikować istniejące umowy i regulaminy, usunąć niedozwolone zapisy o poufności zarobków oraz opracować bezpieczne szablony ogłoszeń rekrutacyjnych spełniające nowe kryteria. Pomożemy także w opracowaniu obiektywnych kryteriów oceny wartości pracy i będziemy partnerem w dialogu z przedstawicielami pracowników. Zapraszamy do kontaktu z kancelarią Partner in Law, aby wspólnie i bezpiecznie przeprowadzić firmę przez nadchodzące zmiany prawne.